OUTLOOK NIVEAU 2
Perfectionnez votre utilisation d'Outlook pour optimiser la gestion de votre messagerie, de votre agenda et de votre organisation professionnelle.
Public concerné
Toute personne maîtrisant déjà les bases d'Outlook et souhaitant perfectionner son utilisation pour optimiser la gestion de sa messagerie, de son agenda et de sa collaboration professionnelle.
Prérequis
Maîtriser les fonctions de base d'Outlook : envoyer et recevoir des e-mails, créer des rendez-vous et planifier des réunions simples.
Objectif général
Perfectionner l'utilisation de Microsoft Outlook afin d'optimiser la gestion des courriels, l'organisation de l'agenda et la collaboration professionnelle.
Objectifs pédagogiques
À l'issue de la formation, le participant sera capable de :
Optimiser l'organisation de sa messagerie.
Utiliser les fonctions avancées de recherche et de classement.
Automatiser certaines actions grâce aux règles.
Gérer efficacement les suivis et priorités.
Optimiser l'utilisation de son calendrier.
Organiser des réunions complexes.
Partager et consulter des calendriers.
Utiliser les outils de collaboration d'Outlook.
Mettre en place une organisation professionnelle efficace.
Vos compétences après la formation
Créer des règles pour classer automatiquement les messages et gagner du temps au quotidien.
Utiliser les filtres, le tri et la recherche avancée pour retrouver rapidement ses messages.
Organiser son agenda avec les catégories, gérer les fuseaux horaires et les événements récurrents.
Planifier des réunions avec plusieurs participants, ajouter des salles ou des liens de visioconférence.
Partager son calendrier, consulter ceux de ses collègues et gérer les autorisations.
Mettre en place une organisation efficace pour gérer son flux de mails et ses réunions.
Programme détaillé
Optimiser sa messagerie
- Organisation avancée des dossiers.
- Catégories et indicateurs.
- Recherche avancée.
- Filtres.
- Tri et affichage des messages.
- Gestion des conversations.
- Archivage et nettoyage de la boîte aux lettres.
Automatiser la gestion des mails
- Création et utilisation des règles.
- Classement automatique.
- Gestion des messages prioritaires.
- Réponses automatiques.
- Gestion des courriers indésirables.
- Bonnes pratiques pour réduire le volume de mails.
Gérer efficacement ses contacts
- Création et modification de contacts.
- Listes et groupes de contacts.
- Recherche d'un contact.
- Utilisation des contacts lors de l'envoi d'un message ou d'une invitation.
Maîtriser son calendrier
- Personnalisation des affichages.
- Organisation par catégories.
- Création d'événements récurrents.
- Gestion des disponibilités.
- Gestion des fuseaux horaires.
- Ajout de notes, documents et informations aux rendez-vous.
Organiser des réunions efficacement
- Planification d'une réunion avec plusieurs participants.
- Recherche des disponibilités.
- Gestion des réponses.
- Modification d'une invitation.
- Annulation et report.
- Ajout d'une salle ou d'un lien de visioconférence.
- Gestion des réunions récurrentes.
Partager et collaborer
- Partage d'un calendrier.
- Consultation du calendrier d'un collègue.
- Gestion des autorisations.
- Délégation.
- Gestion des calendriers partagés.
Optimiser son organisation professionnelle
- Priorisation des tâches et rendez-vous.
- Gestion des notifications.
- Organisation de sa journée et de sa semaine.
- Bonnes pratiques pour gagner du temps.
- Méthodes pour mieux gérer son flux de mails et ses réunions.
Mise en pratique
- Mise en situation professionnelle complète.
- Organisation d'une boîte de réception.
- Création de règles.
- Organisation d'un agenda.
- Planification et gestion d'une réunion.
- Mise en place d'une organisation personnalisée.
Évaluation
Méthodes pédagogiques
Accessibilité handicap
Formation accessible aux personnes en situation de handicap. Les besoins d'adaptation sont étudiés avec la référente handicap d'Eurinfac afin de mettre en place les aménagements nécessaires.
Référente handicap : referenthandicpa@eurinfac.fr
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Formation sélectionnée : Outlook niveau 2 — N°059